3.3 Solicitudes de acceso a la información
Evalúa el cumplimiento de las condiciones clave establecidas por la ley al presentar una solicitud de información.
La institución cuenta con un punto de contacto específico para las solicitudes de información, o si es un punto de contacto general (como el formulario web) se indica a la ciudadanía que este puede ser utilizado para presentar una solicitud de información, según lo establecido por la legislación nacional.
La solicitud de información contiene: nombre de la persona, número de identificación, información solicitada y medio para recibir notificaciones.
La institución extiende de forma inmediata un comprobante de acuse de recibido, que indica: fecha de recibo de la solicitud, nombre de quien la recibe, descripción de la solicitud.
La institución comparte la información pública solicitada de forma gratuita porque no está incurriendo en un costo de reproducción al compartirla.
Nota: El oficio de la Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación muestra el compromiso de la institución en el tema de acceso gratuito a la información.
La respuesta por parte de la institución se ofrece en un plazo no mayor a los 10 días hábiles a partir de la recepción de la solicitud.
Nota: La Universidad Nacional actualmente no cuenta con un mecanismo que establezca el plazo otorgado para la atención de solicitudes (se trabaja con el establecido por ley); así mismo, tampoco se da una línea institucional sobre la información que puede negarse, sin embargo, en la mayoría de las situaciones donde existe alguna duda se gestiona la consulta ante la Oficina de Asesoría Jurídica. Así mismo, no se gestiona mediante una única vía o medio, la recepción de las solicitudes de información, sino que dependiendo de la temática las solicitudes ingresan directamente a las instancias. Por tal razón, en atención de este tema, la Unidad Gestora de Procesos de Calidad Institucional en conjunto con la Rectoría, ha determinado que toda solicitud de información que ingresa de instancias o personas externas a la Universidad Nacional, se realice por medio de la Unidad Gestora de Procesos de Calidad Institucional; para lo cual esta instancia creará dentro de su unidad un nuevo proceso denominado “Gestión de solicitudes externas”, una vez que se defina este proceso, será publicado y comunicado por las vías correspondientes.
La institución comparte el motivo, la especificación y la normativa sustenta el límite para la resolución negativa de acceso a la información.
Nota: La Universidad Nacional actualmente no cuenta con un mecanismo que establezca el plazo otorgado para la atención de solicitudes (se trabaja con el establecido por ley); así mismo, tampoco se da una línea institucional sobre la información que puede negarse, sin embargo, en la mayoría de las situaciones donde existe alguna duda se gestiona la consulta ante la Oficina de Asesoría Jurídica. Así mismo, no se gestiona mediante una única vía o medio, la recepción de las solicitudes de información, sino que dependiendo de la temática las solicitudes ingresan directamente a las instancias. Por tal razón, en atención de este tema, la Unidad Gestora de Procesos de Calidad Institucional en conjunto con la Rectoría, ha determinado que toda solicitud de información que ingresa de instancias o personas externas a la Universidad Nacional, se realice por medio de la Unidad Gestora de Procesos de Calidad Institucional; para lo cual esta instancia creará dentro de su unidad un nuevo proceso denominado “Gestión de solicitudes externas”, una vez que se defina este proceso, será publicado y comunicado por las vías correspondientes.